PDF/A란?
PDF/A는 장기 디지털 보관을 위해 만들어진 PDF의 특수 규격입니다. "A"는 Archive(보관)를 뜻합니다. ISO 19005로 발행된 이 표준은 수십 년, 심지어 수백 년 후에도 문서를 안정적으로 재현할 수 있도록 엄격한 요구 사항을 부과합니다.
일반 PDF는 유연하고 기능이 풍부합니다. 하지만 바로 이 유연성이 보관 관점에서는 약점이 됩니다. 외부 글꼴을 참조하거나, 웹 콘텐츠에 링크하거나, JavaScript를 포함하거나, 파일 외부의 리소스에 의존할 수 있기 때문입니다. 시간이 지나면 글꼴이 사라지고, URL이 바뀌고, 소프트웨어가 변합니다. PDF/A는 문서에 필요한 모든 것을 파일 안에 완전히 포함시킴으로써 이 위험을 제거합니다.
PDF와 PDF/A의 주요 차이
가장 큰 차이는 자기 완결성입니다. PDF/A 파일은 사용된 모든 글꼴을 내장해야 하며, 외부 콘텐츠를 참조할 수 없습니다. 일반 PDF는 시스템 글꼴을 참조하거나 외부 리소스에 링크하는 것이 가능합니다.
PDF/A에서는 여러 기능이 금지됩니다. JavaScript는 미래의 소프트웨어에서 올바르게 실행되지 않을 수 있어 허용되지 않습니다. 오디오와 비디오는 재생에 필요한 코덱이 더 이상 지원되지 않을 수 있어 삽입할 수 없습니다. 암호화도 금지인데, 미래의 리더가 해당 암호화 알고리즘을 지원하지 않으면 문서에 접근할 수 없기 때문입니다.
색상 관리는 PDF/A에서 의무입니다. 모든 문서에 ICC 색상 프로파일을 포함해서 어떤 디스플레이와 프린터에서든 일관된 색상 재현을 보장해야 합니다.
메타데이터 요구 사항도 더 엄격합니다. PDF/A는 제목, 저자, 생성 날짜 등을 포함한 XMP 메타데이터를 의무적으로 내장해야 합니다.
PDF/A 적합성 수준
PDF/A는 단일 표준이 아니라 여러 적합성 수준으로 구성된 체계입니다.
PDF/A-1 (2005년)
PDF 1.4 기반의 최초 표준입니다. Level B(Basic)는 시각적 재현의 신뢰성을 보장하고, Level A(Accessible)는 여기에 문서 구조 태그와 유니코드 텍스트 매핑을 추가하여 접근성과 텍스트 추출을 지원합니다.
PDF/A-2 (2011년)
PDF 1.7 기반으로, JPEG2000 압축, 투명도, 레이어, 다른 PDF/A 파일의 첨부 기능을 추가했습니다. A, B, U(유니코드) 세 가지 적합성 수준이 있으며, Level U는 전체 구조 태깅 없이도 모든 텍스트에 유니코드 매핑만 요구합니다.
PDF/A-3 (2012년)
PDF/A-2를 확장하여, PDF/A 파일뿐 아니라 어떤 형식의 파일이든 첨부할 수 있게 했습니다. 엑셀 스프레드시트, CAD 도면, XML 데이터셋 등을 원본 그대로 PDF/A 문서에 함께 보관할 수 있습니다.
PDF/A-4 (2020년)
PDF 2.0 기반의 최신 표준으로, 적합성 구조를 단순화했습니다. 기존의 A/B/U 레벨 대신 PDF/A-4(기본)와 PDF/A-4f(파일 첨부 가능) 두 가지 프로파일로 정리되었습니다. 엔지니어링 문서용 PDF/A-4e도 있어 3D 콘텐츠를 지원합니다.
일반 PDF를 선택할 때
일상적인 문서 공유와 협업에는 일반 PDF가 적합합니다. 동료에게 보고서를 보내거나, 대화형 양식을 만들거나, 멀티미디어가 포함된 프레젠테이션 자료를 만들 때는 일반 PDF의 풍부한 기능이 필요합니다.
암호화, JavaScript 기반 양식, 하이퍼링크 — 이런 기능은 실무에서 사용하는 문서에 필수적이지만, PDF/A에서는 허용되지 않습니다.
PDF/A를 선택할 때
장기 보존과 접근성이 우선인 경우에 PDF/A를 사용합니다. 법정 보존 기간이 있는 정부 기록, 감사 규정에 따른 재무 문서, 의료 기록, 법원 제출 문서, 역사 자료 보관 — 이 모든 경우에 PDF/A가 적합합니다.
실제로 많은 규제 체계에서 PDF/A를 명시적으로 요구합니다. EU는 전자 송장에 PDF/A를 의무화하고 있으며, 여러 법원 시스템에서 디지털 소송 기록에 PDF/A를 요구합니다.
선택이 고민된다면 이렇게 자문해 보세요. "10년, 20년, 50년 후에 누군가 이 문서를 열어서 원래 의도한 그대로 볼 수 있어야 하는가?" 그렇다면 PDF/A입니다.
형식 간 변환
일반 PDF를 PDF/A로 변환하려면 비준수 요소를 모두 처리해야 합니다. 글꼴을 내장하고, JavaScript를 제거하고, 멀티미디어를 제외하고, 색상 프로파일을 추가해야 합니다.
반대 방향은 변환이 필요 없습니다. PDF/A는 PDF의 부분집합이므로 어떤 PDF 리더에서든 그냥 열 수 있습니다. 제한 사항은 생성과 검증 단계에서만 적용될 뿐, 열람에는 영향이 없습니다.
일상 업무에는 일반 PDF로 충분합니다. 규제 준수나 장기 보관이 필요할 때 PDF/A를 선택하세요. 두 가지 장점을 모두 원한다면 PDF/A-2b나 PDF/A-3b로 만드는 것을 권합니다. 보관 요건을 충족하면서도 투명도와 파일 첨부 같은 현대적 기능을 사용할 수 있으며, 일반 PDF로도 정상 작동합니다.